10 Tipps: So moderieren Sie erfolgreich virtuelle Meetings

von Birgit Schürmann

10 Tipps: So moderieren Sie erfolgreich virtuelle Meetings

Dank Corona geht uns das digitale Netzwerken leichter von der Hand. Die meisten von uns haben jetzt Erfahrungen mit virtuellen Meetings gesammelt und festgestellt: Oops, da liegt der Teufel im Detail! Hier lesen Sie 10 Basics, die Ihre Moderation verbessern. Kleine Dinge mit großer Wirkung.

 

Online ticken die Uhren anders

Einem Präsenzvortrag folgen wir locker 45 - 60 Minuten. Ist der Vortrag für uns relevant, dann noch länger. Online bringen wir es nur auf etwa 25-30 Minuten. Das bedeutet: Die Uhren ticken online anders. Schneller als in der analogen Welt. Veranstalten Sie ein Online-Seminar, fällt ein Fünftel des Inhalts unter den Tisch. Warum?

Lange über einen Bildschirm zu kommunizieren, ist für uns anstrengend. Stressig für die Augen. Wir müssen mehr arbeiten, um unsere Konzentration zu halten. Es stresst auch, wenn die Technik nicht so will, wie wir es wollen.

 

Interaktiv die Aufmerksamkeit behalten

Dazu kommt: wird es langweilig, schweifen wir wesentlich schneller ab. Mal eben die neue Mail checken. Die WhatsApp-Nachricht beantworten. Dann nur noch zwei weitere Klicks und wir sind in einer anderen Welt. So schnell sind wir im Präsenz-Meeting oder Seminar nicht aus der Tür.

Für Sie als Moderator/in gilt dann: Planen Sie die virtuellen Meetings so kurz wie möglich. Geben Sie alles, um die vereinbarte Länge auch einzuhalten. Halten auch Sie sich kurz, strukturieren und kürzen Sie Ihre Wortbeiträge. Verzichten Sie auf längere Monologe und geben Sie schnell das Wort weiter. 

Fordern Sie Ihre Teilnehmer/innen und kommunizieren Sie mit ihnen! Gehen Sie früh in den Dialog. Wichtig ist, dass sie aktiv werden, mitdenken, sich einbringen, untereinander austauschen und nicht in die passive Beobachterrolle fallen.

Abwechslung ist Trumpf! Halten Sie Ihre Teilnehmenden bei der Stange. Nach 10-15 Minuten brauchen sie UNBEDINGT eine Veränderung. Folien erschöpfen sich schnell - achten Sie eher auf eine gute Mischung zwischen Inhalt und Interaktion.

 

5 Tipps für mehr Abwechslung in Ihren Meetings

 

1. Kaffeekränzchen? Ja bitte!

Geben Sie ihren Teilnehmern/innen 5-10 Minuten Zeit, um anzukommen. Vor allem, wenn sie sich nicht kennen und zum ersten Mal aufeinander treffen. Geben Sie ihnen und sich Zeit, miteinander warm zu werden. So wie im anlogen Leben halten Sie einen Netzwerkplausch.

Nennen Sie die 5-10 Minuten bitte auch so. Damit alle wissen: Das ist die Zeit, die NUR fürs Kennenlernen eingeplant ist und es ist KEINE Wartezeit, weil noch irgendein technisches Problem gelöst werden muss.

 

2. Fragen strukturieren

Fragen beleben nicht nur jedes Gespräch, sondern auch jede Besprechung. Fragen strukturieren die Meetings und beziehen alle Teilnehmer mit ein. Fragen Sie neben: "Wie geht’s?" und "Welche Stimmung herrscht heute vor?" auch: "In welcher Reihenfolge wollen Sie vorgehen?","Wer ist für Lösung 1, wer für Lösung 2?", "Frau Schmidt, haben wir Ihrer Meinung nach an alles gedacht oder fehlt noch was?", "Was sollen wir das nächste Mal verändern oder verbessern?", "Welche Wünsche haben Sie für das nächste Mal?".

Erstellen Sie Umfragen. Ein Quiz, wenn Sie technisch fit sind. Stellen Sie Fragen und die Teilnehmer antworten mit Smileys im Chat oder mit bunten Karten, die sie in die Kamera halten.

 

3. Stimmung anheizen

Wie auch in der analogen Welt bringt Ihnen Auflockerungen zu Beginn der Besprechung eine Menge für den gesamten Verlauf. Die Stimmung, der Aufbau von Nähe in den ersten paar Minuten entscheiden. Stellen Sie zum Kennenlernen ruhig mal so Fragen wie: "In welcher Stadt sind Sie?", "Wenn Sie aus dem Fenster gucken, was sehen Sie da?" oder: "Wählen Sie einen beliebigen Gegenstand von Ihrem Schreibtisch. Bitte erzählen Sie uns, warum Sie ausgerechnet diesen Gegenstand ausgesucht haben?". Nutzen Sie den Überraschungseffekt. Die meisten Teilnehmer erwarten ein trockenes Meeting. Mit launigen Fragen rechnet niemand. Um das Eis zu brechen, sind Ihrer Kreativität keine Grenzen gesetzt!

 

4. Austausch in Kleingruppen belebt

Ich kenne bei weitem nicht jede Software für Webkonferenzen, aber die meisten Tools können die Teilnehmenden in Kleingruppen sortieren. Schicken Sie Ihre Teilnehmer/innen mit einer Aufgabe in sogenannte Breakout Rooms. Entweder würfeln Sie die Gruppen bunt zusammen, Sie gehen nach Plan vor oder Ihre Teilnehmenden entscheiden selbst, wohin sie gehen. In den Breakout Sessions können sie sich beschnuppern, austauschen und später allen anderen die Ergebnisse präsentieren. 

 

5. Visualisieren

Besser als eine vorgefertigte PowerPoint gefällt mir ein Online Whiteboard. Auch diese sind mittlerweile feste Tools vieler Dienstleister für Videokonferenzen. Whiteboards sind vielfältig nutzbar: Sie können Dokumente teilen, Bilder integrieren, Mindmaps oder Diagramme zeichnen. Ergebnisse zusammenfassen, pro-contra gegeneinander stellen, Lösungen festhalten.

Ein virtuelles Whiteboard schafft Übersicht, Klarheit und die Technik der Whiteboards entwickelt sich zur Zeit rasant weiter. Kann ich nur empfehlen.

 

Gute Technik ist Trumpf

Beim Präsenzmeeting sehen wir den ganzen Mensch. Die gesamte Körpersprache. Wir fühlen die Energie des Menschen. Wir erleben ihn oder sie auch vor und nach der Konferenz. Während eines digitalen Meetings bekommen wir über den Bildschirm nur einen Ausschnitt geliefert. Da wir nicht die gesamte Körpersprache lesen können, werden jetzt Gesicht, Augen und vor allem der Ton superwichtig. Das Mikrofon im Computer reicht nicht aus. Ich persönlich bin auch keine enge Freundin von einem Headset mit Kabel, zur Not reicht es, aber ein gutes externes Mikro ist Gold wert.

 

3 technische Grundlagen, die Ihr Bild in den Fokus rücken

Tipp 1: Sie brauchen natürlich gutes Licht, damit man Sie gut sieht. Wenn ich Ihre Augen nicht gut erkennen kann, weil ein Schatten drüber liegt, weil die Kameraeinstellung gruselig ist, das Bild hängt oder es eine andere technische Störung gibt, dann ist die Person am anderen Ende der Leitung schnell im Internet verschwunden oder sitzt gar nicht mehr vorm PC.

Ich persönlich mag neutrales Tageslicht und nehme gern am Fenster auf. Zur Unterstützung des Lichtes stelle ich noch eine Ringleuchte auf, die ich dimmen kann. Probieren Sie mehrere Lichtquellen aus. Licht von oben wirft Schatten. Ich empfehle Licht von der Seite. Oder stellen Sie es schräg links und rechts vor sich auf. Das schafft mehr Atmosphäre und das Bild wirkt tiefer und Sie plastischer.

 

Tipp 2: Der Hintergrund. Es muss nicht unbedingt ein Green Screen sein. Aber die Optik spielt eine große Rolle. Wo sitzen Sie? Schaffen Sie Ruhe im Hintergrund. Das bedeutet nicht, dass Sie die Bücher im Regal hinter Ihnen nach Farben sortieren müssen.

Aber denken Sie darüber nach, wie Sie wahrgenommen werden wollen. Die Umgebung sagt viel über sie aus. Eine ordentliche Umgebung erhöht die Kompetenzvermutung.

Sehe ich in eine Küche hinein und steht ein Kind in der Küchentür? Mich persönlich rührt so ein Bild sehr, bei mir stellt es Nähe her, aber es kommt immer drauf an, was Sie preisgeben wollen. Machen Sie ein Selfie und überprüfen Sie Ihren Hintergrund. Die Konzentration soll auf Ihnen liegen und nicht zu irgendeinem Detail in ihrer Umgebung wandern.

 

Tipp 3: Augenhöhe. Stellen Sie die Kameralinse Ihres Computers, Laptops oder Smartphones auf der Höhe Ihrer Augen auf. Ich lege Bücher unter mein Laptop, bis die Höhe stimmt.

Kürzlich sah ich eine Aufzeichnung eines Meetings. Einer der Teilnehmer hatte die Linse wesentlich tiefer als seine Augen platziert. Man schaute also zu ihm hoch. Dann dachte er während des Sprechens expressiv nach und blickte zur Decke. Als Zuschauer sah man vorwiegend weiß....

 

Das Auge des Zuschauers sitzt in der Kamera

Während einer Videokonferenz sprechen vielen Teilnehmer zum Bild. Also zur Person, die sie auf dem Bildschirm sehen. Das ist im realen Leben ganz normal. Wir sehen unsere/n Gesprächspartner/in an und halten den Blickkontakt. Für die virtuellen Meetings bedeutet das aber: Wenn Sie Teilnehmern antworten, müssen Sie in die Kamera schauen, da sind seine Augen!

Der Augenkontakt wird über die Kamera hergestellt. Das ist eine zweigeteilte Aufmerksamkeit. Mit ein bisschen Übung klappt das ohne Probleme. Man gewöhnt sich dran.

 

2 Tipps, damit Sie auch alle verstehen

Tipp 1: Drosseln Sie das Sprechtempo. Haben wir 200-300 Teilnehmer im virtuellen Raum, sehen wir oft niemanden auf unserem Bildschirm. Das gibt der Platz oder die Technik nicht her. Wir sprechen also in eine Linse und haben kein Gegenüber. Wir können uns nicht mit unseren Zuschauern austauschen und bekommen keinerlei Feedback.

Das verunsichert uns und wir sprechen schneller. Werden vielleicht sogar atemlos. Daher ist mein Tipp: Wenn es Ihnen möglich ist, bitten Sie eine eine Person, dass sie sich neben Ihre Kamera stellt und Sie sprechen zu ihr. Oder sie kleben ein Foto direkt neben die Linse und sprechen zu der Person auf dem Foto.

Tipp 2: Kürzen Sie die Satzlängen. Kurzen Sätzen kann man viel besser folgen, denn man setzt häufiger einen Punkt. Die Stimme geht am Satzende runter und gibt den Zuhörern eine Sekunde Pause. Das entspannt die Zuhörer.

Meine Empfehlung: Zerteilen Sie alle langen Sätze in viele kurze Sätze. Fernsehmoderatoren sind darin spitze! Bei Barbara Schöneberger können Sie es super beobachten: Ein Gedanke ist bei ihr ein Satz.

 

Vielen Dank an Alexandra_Koch für ihr Bild von Pixabay 

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